Yếu tố thời gian trong tổ chức sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng, là mấu chốt không thể thiếu để các event planner cần chú ý, lưu tâm cùng cân nhắc kĩ lưỡng ở mọi chương trình lớn nhỏ khác nhau.
Bởi mỗi thành công của từng sự kiện sẽ là sự tổng hòa vô cùng quan trọng nếu kết hợp ăn ý với nhau, hỗ trợ cho nhau. Và thời gian là thứ quý giá, đóng vai trò quan trọng để các nhà tổ chức sự kiện cân nhắc về địa điểm, quy luật thời tiết khí hậu tại nơi tổ chức, điều kiện của các nhà cung cấp, thời gian trùng với sự kiện lớn khác hay các khách mời quan trọng có thuận lợi đến dự sự kiện đó không?
Xác định thời gian tổ chức sự kiện dưa và các yếu tố
1. Yếu tố thời tiết, khí hậu, khu vực
Ở Việt Nam, thời gian từ thàng chín tới thàng giêng năm sau là cao điểm của mùa cưới.Tháng mười hai tới tháng hai năm sau là tháng cao điểm của lễ tết, tháng hai và tháng ba là tháng cao điểm của lễ hội. Một vấn đề nữa mà nhà tổ chức cần quan tâm rằng quy luật thời tiết khí hậu tại địa điểm diễn ra sự kiện trong thời gian tổ chức có gì đặc biệt không, điều kiện phía các nhà cung cấp trong thời gian đó thế nào.
2. Yếu tố loại hình sự kiện, đối tượng khách mời
Ngoài những yếu tố đã nêu, việc xác định thời gian trong năm còn được căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp.
Họp mặt, hội thảo, giới thiệu sản phẩm mới: Những sự kiện này thường được thực hiện vào đầu mùa vụ tiêu dung.
- Đối với ô tô, lễ giới thiệu xe hơi mới thường diễn ra vào mùa thu, đây là thời gian các nhà phân phối xe hơi mong muốn gặp gỡ các nhà sản xuất để thấy dây chuyền công nghệ mới, kiểu dáng mới.
- Đối với máy điều hòa nhiệt độ thường giới thiệu vào đầu mùa hè, mốt thời trang thường giới thiệu vào đầu thu.
- Lễ gây quỹ được tổ chức vào thời gian khi những thành phần sự kiện chú ý thu hút tham dự giúp đỡ vẫn đang ở trong thành phố địa điểm diễn ra sự kiện. nhà tổ chức sự kiện gây quỹ cần đảm bảo rằng sự kiện họ tổ chức diễn ra không trùng với sự kiện khác, nhằm thu hút sự chú ý cao của công chúng vào sự kiện.
3. Loại hình sự kiện đoàn thể, gây quỹ, các sự kiện đặc biệt
Thời gian tổ chức vào gữa tuần hoặc tối thứ Bảy là bảo đảm số người đi dự động nhất. Nếu tổ chức vào ngày thứ Sáu, có thể số khách tham dự sẽ bị hạn chế do bị chi phối bởi ngày nghỉ cuối tuần và ngày cầu nguyện của tôn giáo.
Hơn nữa những sự kiện loại này, khách tham dự thường đi cùng với người thân. Nếu sự kiện được tổ chức vào ngày giữa tuần thì có thể gây khó khăn cho những người đi cùng muốn tham dự.
4. Yếu tố về đối tượng khách mời
Nhà tổ chức sự kiện cần đảm bảo rằng thời gian được lựa chọn phù hợp với công ty chủ sự kiện và khách tham dự. Việc chọn thời gian mà thời tiết khí hậu thuận lợi, các dịch vụ cung ứng vào kỳ nhu cầu thấp cũng sẽ tăng giá trị lợi ích cho những người tham dự.
Chẳng hạn đối với khách sạn có nhiều phòng trống, người tổ chức sự kiện có thể thương lượng để khách sạn tăng thêm giá trị cho khách tham dự như:
- Lễ đón tiếp nhận phòng
- Thêm các tiện nghi trong phòng hoặc quà
- Đăng ký phòng nghỉ sớm
Yếu tố thời gian trong việc tổ chức sự kiện rất quan trọng dù quy mô chương trình đó có nhỏ hay lớn. Ông cha ta đã có câu “Thiên thời địa lợi nhân hòa” luôn luôn áp dụng được trong mọi trường hợp. Việc bạn lựa chọn thời gian đồng thời là sự ảnh hưởng của thời tiết mang một ý nghĩa quyết định sự thành công hay thất bại của cả một chương trình. Bởi vậy, hãy cân nhắc thật kỹ trước khi đi đến quyết định về mốc thời gian phù hợp!
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
Hiện tại, Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn còn cung cấp dịch vụ cho thuê các thiết bị khác như âm thanh ánh sáng, sân khấu, tivi, laptop, lều trại,…
MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ
Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn
Địa chỉ: 574 Quốc Lộ 13, Hiệp Bình Phước, Q. Thủ Đức, TPHCM
Kho xưởng: 1310 Phạm Văn Đồng, Phường Linh Trung, Q. Thủ Đức, TPHCM
Thông tin liên hệ:
Điện thoại: (028) 2246 7788
Di động: 0907 468 557 (Mr Hòa) - 0909 963 557 (Ms Nhi)
Zalo: 0909963557
Email: info@chuyenchothue.com
Website: chuyenchothue.com
Thời gian làm việc: 08:00AM - 08:00PM - từ thứ 2 đến chủ nhật hàng tuần
Quý khách đến làm việc tại các cửa hàng sau 18 giờ vui lòng liên hệ trước
