Tự lập kế hoạch tổ chức sự kiện thành công là một trong những nhiệm vụ khó khăn nhất của người được giao nhiệm vụ. Nếu không có kinh nghiệm và khả năng nhìn bao quát các yêu cầu và vấn đề thì họ khó tránh khỏi những sai lầm. Để giảm thiểu rủi ro và đưa sự kiện đến thành công, bạn hãy tham khảo những lưu ý cần tránh khi tự tổ chức sự kiện của Chuyên Cho Thuê nhé!
Những sai lầm mắc phải khi tự tổ chức sự kiện
Chọn địa điểm không thích hợp
Nếu địa điểm được chọn không phù hợp với ngân sách hoặc tiêu chí của sự kiện thì xem như sự kiện mất đi hơn một nửa cơ hội thành công. Phần lớn ngân sách bạn sẽ dùng để thuê địa điểm và những yếu tố liên quan đến địa điểm. Do đó, bạn cần khảo sát những khoản chi tại địa điểm đó, bao gồm cả khoản chi tiềm năng. Tiếp đến, hãy phân tích rõ ràng những chi phí, lợi ích và rủi ro của các địa điểm ưu tiên để so sánh và đưa ra lựa chọn phù hợp nhất.
Ý tưởng bị lặp lại
Sự chuyên nghiệp được thể hiện ở câu chuyện muốn truyền tải trong sự kiện. Nếu tự tổ chức, doanh nghiệp sẽ rất khó lồng ghép và đưa câu chuyện của mình đến gần hơn với các khách mời. Ngoài ra, nếu dập khuôn theo các form cũ thì sự kiện sẽ thật tẻ nhạt và buồn chán.
Thiếu tính nhất quán hoặc rõ ràng trong mục tiêu
Mục tiêu tổ chức sự kiện là kim chỉ nam nhắm đúng hướng và hướng dẫn nhân viên đi đúng đường. Mục tiêu rõ ràng và nhất sẽ làm nền tảng cho sự thành công của sự kiện. Thông qua mục tiêu, bạn sẽ có điều kiện để triển khai những công tác liên quan như truyền thông, thiết kế trang trí, chọn địa điểm, chọn chủ đề trang trí, lập kế hoạch tổ chức sự kiện…
Ngoài ra, mục tiêu sẽ giúp bạn biết cách làm thế nào để thu hút và tạo ấn tượng tốt với đối tác, khách mời hay nhà tài trợ.
Không chia sẻ thông tin thành công đến đối tượng mục tiêu
Điều này sẽ khiến cho sự kiện của bạn thiếu đi sự tương tác và sự tham gia của người tham dự. Một sự kiện đã chuẩn bị chỉnh chu mọi mặt nhưng nếu thiếu hoặc thất bại trong công tác truyền thông, tiếp cận khách hàng thì khó lòng thành công. Do đó, bạn cần có kế hoạch chia sẻ thông tin, thông điệp và mục tiêu chương trình đến với khách hàng mục tiêu để thu hút họ.
Chủ quan trong khâu kiểm tra
Các công việc trong quá trình tổ chức sự kiện đều được chia nhỏ và do nhiều nhân viên quản lý. Nguyên nhân của việc này là để dễ kiểm tra. Để đảm bảo không có rủi ro và sai sót, bất kỳ ai có trách nhiệm trong mỗi hạng mục đều phải kiểm tra và kiểm tra liên tục.
Ngoài việc thiết kế thi công trang trí sự kiện, bạn cần kiểm tra những dịch vụ hoặc những người đã đặt lịch trước như hệ thống âm thanh, người mẫu, MC, PG, khách mời…
Như đã phân tích ở trên, một sự kiện thành công yêu cầu sự kết nối nhịp nhàng và hài hòa giữa tất cả các khâu. Chỉ cần một khâu, dù nhỏ nhất, sai tiến độ hoặc gặp trục trặc thì sự kiện cũng như chủ công ty, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với rất nhiều các sai lầm khác nhau.
Thông thường, với các sự kiện nhỏ, quy mô từ 30 hoặc 50 người trở xuống và công ty có bộ phận chuyên trách có kinh nghiệm thì họ có thể tự tổ chức. Tuy nhiên, đối với các sự kiện lớn thì việc tự tổ chức rất hiếm khi diễn ra. Thay vào đó, họ sẽ phải tìm kiếm các đơn vị, công ty sự kiện chuyên nghiệp với dịch vụ trọn gói.
Hi vọng với những thông tin mà Chuyên Cho Thuê chia sẻ giúp cho bạn có thêm được kỹ năng tự tổ chức sự kiện thành công nhất
Xem thêm: Thi công backdrop sự kiện
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
Hiện tại, Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn còn cung cấp dịch vụ cho thuê các thiết bị khác như âm thanh ánh sáng, sân khấu, tivi, laptop, lều trại,…
MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ
Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn
Địa chỉ: 574 Quốc Lộ 13, Hiệp Bình Phước, Q. Thủ Đức, TPHCM
Kho xưởng: 1310 Phạm Văn Đồng, Phường Linh Trung, Q. Thủ Đức, TPHCM
Thông tin liên hệ:
Điện thoại: (028) 2246 7788
Di động: 0907 468 557 (Mr Hòa) - 0909 963 557 (Ms Nhi)
Zalo: 0909963557
Email: info@chuyenchothue.com
Website: chuyenchothue.com
Thời gian làm việc: 08:00AM - 08:00PM - từ thứ 2 đến chủ nhật hàng tuần
Quý khách đến làm việc tại các cửa hàng sau 18 giờ vui lòng liên hệ trước
