Kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết sẽ giúp chương trình diễn ra thành công hơn. Bài viết sau đây của Chuyên Cho Thuê sẽ cung cấp đến bạn các bước quan trọng để lên nội dung kịch bản tổ chức hội nghị chỉn chu, ấn tượng. Hãy xem ngay để nắm rõ chi tiết nhé!
1. Kịch bản tổ chức hội thảo chi tiết 2024
1.1 Khâu đón tiếp khách mời
- Thời gian dành cho khâu chuẩn đón tiếp khách mời: 15 – 30 phút
Phần đón tiếp là bước đầu tiên để doanh nghiệp tạo được ấn tượng tốt đồi với khách mời. Vì vậy, khâu đón tiếp khách mời cần được chuẩn bị kế hoạch và lên nội dung rõ ràng. Ngoài ra, ban tổ chức cần bố trí đội ngũ lễ tân khoảng 4-6 người để đón tiếp khách mời tại cổng đi vào.
Với buổi hội thảo, đa phần khách tham dự sự kiện là các khách mời tự do và khách mời từ doanh nghiệp, ban lãnh đạo tổ chức, chuyên gia. Ban tổ chức nên quy định khách mời tham dự nên xuất trình thư mời tại bàn lễ tân nhằm giúp khâu kiểm soát số lượng người tham gia dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, bộ phận lễ tân sẽ thực hiện các công việc như cài hoa, hướng dẫn di chuyển bên trong buổi lễ để có thể chụp hình lưu niệm và ổn định chỗ ngồi.
1.2 Kế hoạch khai mạc
- Thời gian dành cho phần khai mạc: 15 phút
Trong kế hoạch tổ chức hội thảo, bạn cần chuẩn bị từ 1 – 2 tiết mục văn nghệ để mở màn cho chương trình. Tiết mục mở màn như một cách thông báo mọi người nhanh chóng ổn định chỗ ngồi và buổi hội thảo sắp chính thức được bắt đầu. Các tiết mục văn nghệ sẽ tạo không khí sôi động, hứng khởi cho sự kiện. Nhờ đó, khách mời cảm thấy hào hứng và mong chờ buổi hội thảo chuyên nghiệp diễn ra.
1.3 Thời gian thảo luận
- Thời gian thảo luận: 3h – 5h
Thảo luận là phần nội dung chính trong chương trình hội thảo. Với phần thảo luận, kịch bản hội thảo khoa học thường khá đơn giản, nội dung chỉ cần một số gợi ý xoay quanh chủ đề của hội thảo.
Do nội dung buổi hội thảo chỉ đề cập đến một khía cạnh nhỏ của lĩnh vực, phần gợi ý này sẽ giúp diễn giả nói đúng vào trọng tâm điều mà khán giả quan tâm. Ngoài ra, kịch bản MC hội thảo nên có những gợi ý câu hỏi tạo sự tương tác của chuyên gia với khách tham dự được sôi động hơn.
1.4 Kết thúc và tiễn khách mời
- Thời gian kết thúc và tiễn khách mời: 15 – 30 phút
Ban tổ chức sự kiện hội thảo sẽ phát biểu bế mạc hội thảo và gửi lời cảm ơn chân thành đến những khách mời đã tham gia sự kiện. Trong nội dung kịch bản dẫn chương trình hội thảo nên hướng có phần mời các chuyên gia, khách tham dự lên sân khấu để chụp hình lưu niệm. Bên cạnh đó, lễ tân sẽ quay lại vị trí cổng chào để tiễn khách mời ra về.
2. Viết kịch bản tổ chức hội thảo cần lưu ý gì?
Để việc lên kịch bản tổ chức hội thảo được chỉn chu và hoàn thiện nhất, trong quá trình xây dựng kịch bản, bạn cần lưu ý một số vấn đề sau:
- Có kịch bản dẫn chương trình hội thảo
Khi xây dựng kịch bản hội thảo, bạn cần viết lời dẫn chi tiết cho người dẫn chương trình. Điều này giúp người dẫn chương trình phù hợp với chủ đề buổi lễ. Việc lên kịch bản MC hội thảo trước còn giúp người dẫn chương trình có thể thay đổi giọng điệu và ngôn từ để phù hợp với nội dung sự kiện.
- Có phân công công việc chi tiết
Các mẫu kịch bản như kịch bản hội thảo khoa học, kịch bản hội thảo giới thiệu sản phẩm cần phân chia công việc rõ ràng cho từng cá nhân, từng bộ phận. Điều này không chỉ tiết kiệm thời gian làm việc mà còn giúp từng bộ phận, cá nhân có trách nhiệm hơn với công việc được giao, đồng thời cũng hạn chế tình trạng thiếu trách nhiệm, ảnh hưởng đến công việc.
- Lên phương án dự phòng rủi ro
Trong quá trình tổ chức buổi lễ sẽ không tránh khỏi những rủi ro như là thời tiết xấu, sự cố về điện âm thanh, ánh sáng… Do đó, để chương trình hội thảo được diễn ra một cách suôn sẻ, bạn cần có phải lên kế hoạch dự phòng rủi ro có thể xảy ra. Nhờ đó, khi tình huống bất ngờ xảy ra, ban điều hành sẽ dựa vào kịch bản tổ chức hội nghị đã được lên kế hoạch cùng kinh nghiệm của bản thân để xử lý những tình huống phát sinh.
Với kinh nghiệm 10 năm trong ngành thiết bị sự kiện, hi vọng rằng Chuyên Cho Thuê sẽ giúp bạn có thêm thông tin tham khảo về kịch bản tổ chức hội thảo 2024 nhé
Xem thêm: Thi công backdrop sự kiện
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
Hiện tại, Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn còn cung cấp dịch vụ cho thuê các thiết bị khác như âm thanh ánh sáng, sân khấu, tivi, laptop, lều trại,…
MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ
Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn
Địa chỉ: 574 Quốc Lộ 13, Hiệp Bình Phước, Q. Thủ Đức, TPHCM
Kho xưởng: 1310 Phạm Văn Đồng, Phường Linh Trung, Q. Thủ Đức, TPHCM
Thông tin liên hệ:
Điện thoại: (028) 2246 7788
Di động: 0907 468 557 (Mr Hòa) - 0909 963 557 (Ms Nhi)
Zalo: 0909963557
Email: info@chuyenchothue.com
Website: chuyenchothue.com
Thời gian làm việc: 08:00AM - 08:00PM - từ thứ 2 đến chủ nhật hàng tuần
Quý khách đến làm việc tại các cửa hàng sau 18 giờ vui lòng liên hệ trước
