Checklist Tổ Chức Sự Kiện Ngoài Trời Chuyên Nghiệp Từ A–Z | Đầy Đủ & Thực Tế

🎯 TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI – LÊN KẾ HOẠCH CHUẨN ĐỂ THÀNH CÔNG TRỌN VẸN

Sự kiện ngoài trời luôn tạo ấn tượng mạnh nhờ không gian thoáng đãng và dễ sáng tạo. Tuy nhiên, để tổ chức thành công, bạn cần chuẩn bị kỹ càng hơn so với sự kiện trong nhà vì yếu tố thời tiết, âm thanh ánh sáng và vận hành có thể thay đổi bất ngờ.

Dưới đây là checklist từ A–Z giúp bạn đảm bảo mọi thứ đều suôn sẻ:

✅ CHECKLIST TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI CHUYÊN NGHIỆP

1. Lên kế hoạch tổng thể

• Xác định mục tiêu chương trình

• Chọn địa điểm phù hợp (khuôn viên, công viên, sân trường...)

• Lên timeline rõ ràng cho từng hạng mục chuẩn bị

• Phân công nhân sự cụ thể theo nhóm

2. Xin phép tổ chức, giấy tờ pháp lý

• Giấy phép sử dụng địa điểm công cộng (nếu có)

• Giấy phép âm thanh, an ninh trật tự

• Kế hoạch PCCC, đảm bảo an toàn

3. Chuẩn bị kịch bản & MC dẫn dắt

• Nội dung chương trình chi tiết

• Dự phòng phương án trong điều kiện thời tiết xấu

4. Hệ thống thiết bị cần thuê

• Dàn âm thanh ngoài trời công suất lớn

• Sân khấu lắp ráp + thảm đỏ

• Dù che nắng lớn, dù lệch tâm

• Bộ đàm liên lạc nội bộ

• Backdrop sự kiện + bảng tên chương trình

• Bàn ghế sự kiện, khu vực tiếp khách

• Quạt công nghiệp / quạt phun sương

🔗 Gợi ý:

• Cho thuê âm thanh

• Cho thuê dù sự kiện

• Cho thuê sân khấu

• Cho thuê bàn ghế

5. Nhân sự vận hành tại chỗ

• MC, lễ tân, kỹ thuật viên âm thanh – ánh sáng

• Đội hậu cần, điều phối chương trình, bảo vệ

6. Đội ngũ media, livestream (nếu có)

• Quay phim, chụp hình, dựng hậu kỳ

• Hỗ trợ truyền thông cho doanh nghiệp/sản phẩm

7. Kế hoạch truyền thông & quảng bá

• Thiết kế backdrop, banner, standee

• Mời khách, gửi thư mời, đăng bài truyền thông

• Livestream, quay dựng hậu kỳ sự kiện

💡 MẸO GIÚP SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI DIỄN RA SUÔN SẺ

• Luôn có phương án dự phòng khi trời mưa (dù, mái che, chuyển địa điểm)

• Test thiết bị âm thanh, điện trước chương trình ít nhất 2 giờ

• Đặt thuê thiết bị ít nhất 5–7 ngày trước sự kiện

• Thuê combo từ 1 đơn vị để tiết kiệm chi phí vận chuyển, lắp đặt

🏆 ĐƠN VỊ CHO THUÊ THIẾT BỊ NGOÀI TRỜI UY TÍN

Chuyenchothue.com – 12 năm kinh nghiệm trong ngành, cung cấp thiết bị trọn gói cho sự kiện ngoài trời tại TP.HCM và các tỉnh:

• Âm thanh, sân khấu, bàn ghế, dù sự kiện, backdrop

• Hỗ trợ lắp đặt tận nơi, đúng giờ

• Ưu đãi khi thuê combo nhiều hạng mục

📍 Địa chỉ: 1310 Phạm Văn Đồng, Linh Trung, Thủ Đức, TP.HCM
📞 Hotline/Zalo: 0909963557
🌐 Website: https://chuyenchothue.com