Thư mời không chỉ là công cụ thông báo thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện mà còn có ảnh hưởng rất lớn trong việc tạo dấu ấn đối với khách mời về sự kiện đó. Cùng tham khảo một vài lợi ích khác của thư mời dưới đây:
- Công cụ tạo sự thu hút khách hàng tham gia sự kiện, ảnh hưởng đến quyết định của họ có nên tham gia sự kiện không
- Thể hiện sự tôn trọng của chủ tiệc đối với khách mời
- Công cụ truyền tải thông tin sự kiện như thời gian, địa điểm, timeline chương trình một cách trang trọng và chuyên nghiệp
- Thiệp mời sự kiện cũng là cơ hội để doanh nghiệp truyền bá hình ảnh sản phẩm, thương hiệu đến nhiều người hơn
Cách Viết Thư Mời Tham Dự Sự Kiện
1. Cấu trúc của thư mời
Việc viết một thư mời hấp dẫn và thuyết phục đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng về cấu trúc cơ bản của thư mời. Đây không chỉ là cách để truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và mạch lạc, mà còn giúp tạo ra sự chuyên nghiệp và tạo ấn tượng tốt với người nhận
- Phần tiêu đề: Tiêu đề của thư mời thường ngắn gọn, cụ thể và thể hiện rõ ràng mục đích của thư. Tiêu đề có thể là tên của sự kiện, hoặc một câu mời ngắn gọn như “Mời tham gia [Tên Sự kiện]!” Hoặc “Thư mời tham dự [Tên Sự kiện]”. Tiêu đề đôi khi cũng có thể bao gồm ngày tháng nếu thời gian là một yếu tố quan trọng.
- Phần giới thiệu: Phần này thường bắt đầu bằng cách trực tiếp gọi tên người được mời, tạo ra một liên kết cá nhân giữa người gửi và người nhận. Giới thiệu cũng có thể chứa một lời chào mừng hoặc lời mở đầu thân thiện để tạo cảm giác thoải mái và gần gũi.
- Nội dung thư mời: Phần này là trái tim của thư mời, bao gồm tất cả các thông tin quan trọng về sự kiện: ngày, giờ, địa điểm, chủ đề, và lợi ích của việc tham dự. Nếu cần thiết, phần này cũng có thể chứa thông tin về việc đăng ký hoặc các yêu cầu đặc biệt khác đối với người nhận.
- Kết thúc và chữ ký: Phần cuối cùng của thư mời thường chứa một lời cảm ơn, hoặc lời kêu gọi hành động nhằm khuyến khích người nhận đăng ký hoặc xác nhận sự tham dự. Sau đó, thư kết thúc bằng chữ ký của người gửi, thường là người tổ chức sự kiện hoặc người đại diện cho tổ chức đang mời.
2. Các chi tiết cần có của thư mời
Để đảm bảo rằng người nhận hiểu rõ về sự kiện và những gì họ có thể mong đợi khi tham dự, cần xem xét một số nội dung trong thư mời như sau:
- Thông tin cụ thể về sự kiện: thời gian, địa điểm, chủ đề: Những thông tin này là cốt lõi của mọi thư mời. Người nhận cần biết chính xác khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra, cũng như chủ đề hoặc mục đích của sự kiện. Điều này giúp họ quyết định liệu sự kiện có phù hợp với sở thích, lợi ích hoặc lịch trình của họ hay không.
- Lợi ích mà người nhận có thể nhận được khi tham dự: Để thuyết phục người nhận tham dự sự kiện, hãy cung cấp cho họ một lý do tốt. Có thể là cơ hội để học hỏi, mạng lưới, giải trí, hoặc bất kỳ lợi ích nào khác mà sự kiện có thể mang lại. Lợi ích này phải được trình bày một cách rõ ràng và thuyết phục để khuyến khích người nhận tham gia.
- Cách đăng ký hoặc xác nhận tham dự: Đây là một yếu tố rất quan trọng khác. Nếu người tổ chức cần người nhận đăng ký trước, hãy đảm bảo rằng họ biết cách để làm điều đó. Cung cấp cho họ liên kết đến trang đăng ký, hoặc cung cấp cho họ địa chỉ email hoặc số điện thoại để xác nhận tham dự. Nếu có các hạn chót hoặc giới hạn về số lượng người tham dự, hãy nêu rõ trong thư.
3. Cách xưng hô trong thư mời
- Môi trường chính thức: Trong một môi trường chính thức hoặc sự kiện, việc sử dụng đúng xưng hô và họ là rất quan trọng. Trong những trường hợp này, bạn nên sử dụng “Ông”, “Bà”, “Tiến sĩ”, hoặc “Giáo sư”, theo sau là họ của người nhận. Nếu người nhận có một chức vụ chính thức hoặc danh hiệu, hãy sử dụng nó. Ví dụ, nếu bạn đang mời một giáo sư, bạn có thể viết “Kính gửi Giáo sư Nguyễn,”.
- Môi trường ít chính thức: Trong các sự kiện ít chính thức hơn hoặc với những người bạn quen biết, việc sử dụng tên đầu tiên của họ có thể tạo ra một không khí thân thiện và mở. Ví dụ, “Kính gửi Anh Tuấn,” hoặc “Kính gửi Chị Lan,”.
- Không biết giới tính: Nếu bạn không chắc chắn về giới tính của người nhận, hãy sử dụng cả tên đầu tiên và họ, ví dụ: “Kính gửi Nguyễn Văn A,”. Tránh sử dụng “Ông” hoặc “Bà” nếu bạn không chắc chắn.
- Nhóm người: Nếu thư mời của bạn dành cho một nhóm người, bạn có thể sử dụng “Kính gửi Quý khách,” hoặc “Kính gửi mọi người,”.
4. Cách Gửi Thư Mời Tham Dự Sự KIện
Thời điểm gửi thư mời cũng quan trọng không kém gì nội dung của thư mời. Nếu gửi quá sớm, mọi người có thể quên; nếu gửi quá muộn, họ có thể không có đủ thời gian để sắp xếp lịch trình. Do đó, việc xác định thời điểm thích hợp để gửi thư mời là một yếu tố quan trọng trong quy trình lên kế hoạch sự kiện.
- Xác định thời gian thích hợp để gửi thư mời: Đối với hầu hết các sự kiện, gửi thư mời từ 4 đến 6 tuần trước sự kiện là thời gian thích hợp nhất. Điều này sẽ cho phép khách mời đủ thời gian để xem xét lời mời, kiểm tra lịch trình của họ và phản hồi. Tuy nhiên, đối với các sự kiện lớn hơn như hội nghị hoặc hội thảo, thời gian thông báo có thể dài hơn, thậm chí lên đến vài tháng trước sự kiện.
- Tính toán thời gian phản hồi: Trong thư mời, nên đặt một “ngày hết hạn” cho phản hồi, thường là một hoặc hai tuần trước ngày diễn ra sự kiện. Điều này cho phép bạn có đủ thời gian để chuẩn bị theo số lượng khách tham dự xác nhận. Cũng đảm bảo rằng bạn cho người nhận biết cách phản hồi, bằng cách cung cấp địa chỉ email, số điện thoại hoặc liên kết đăng ký.
Nhớ rằng những quy tắc này chỉ là hướng dẫn và có thể cần được điều chỉnh tùy thuộc vào bản chất và quy mô của sự kiện. Thông tin chính xác và kịp thời trong việc gửi thư mời sẽ giúp tạo điều kiện thuận lợi cho sự tham dự và thành công của sự kiện.
Hi vọng với những chia sẻ trên, Chuyên Cho Thuê đã giúp bạn có thêm thông tin về cách viết mẫu thư mời tham dự tiệc, tham dự sự kiện
Xem thêm: Dịch vụ Cho thuê bàn ghế sự kiện
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
Hiện tại, Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn còn cung cấp dịch vụ cho thuê các thiết bị khác như âm thanh ánh sáng, sân khấu, tivi, laptop, lều trại,…
MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ
Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn
Địa chỉ: 574 Quốc Lộ 13, Hiệp Bình Phước, Q. Thủ Đức, TPHCM
Kho xưởng: 1310 Phạm Văn Đồng, Phường Linh Trung, Q. Thủ Đức, TPHCM
Thông tin liên hệ:
Điện thoại: (028) 2246 7788
Di động: 0907 468 557 (Mr Hòa) - 0909 963 557 (Ms Nhi)
Zalo: 0909963557
Email: info@chuyenchothue.com
Website: chuyenchothue.com
Thời gian làm việc: 08:00AM - 08:00PM - từ thứ 2 đến chủ nhật hàng tuần
Quý khách đến làm việc tại các cửa hàng sau 18 giờ vui lòng liên hệ trước