Bí quyết để tổ chức sự kiện trực tuyến
Khi chúng ta đang hướng tới các hoạt động sự kiện từ xa, các công ty đã chuyển các hội nghị và sự kiện sang môi trường trực tuyến.
Tổ chức sự kiện trực tuyến hoàn toàn khác với việc tổ chức một sự kiện trực tiếp tương tự. Mặc dù các nguồn lực như chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện không còn là mối quan tâm, nhưng các vấn đề khác có thể phát sinh mà các doanh nghiệp có thể không lường trước.
Do đó, cần có một chiến lược thực hiện và lập kế hoạch chi tiết để đảm bảo rằng các sự kiện diễn ra thành công. Dưới đây là một vài bí quyết giúp mang lại hiệu quả cho sự kiện trực tuyến của bạn.
1. Tạo ra giá trị cho khách tham gia sự kiện trực tuyến
Hãy nghĩ về mục tiêu khi lên kế hoạch tổ chức sự kiện trực tuyến của bạn. Điều đầu tiên và quan trọng nhất là đặt giá trị của người tham dự lên hàng đầu.
Tạo ra và gia tăng giá trị cho người dùng có thể là yếu tố khác biệt để mang đến ý nghĩa và giá trị lâu dài cho người tham dự sự kiện.
2. Luyện tập tốt trước khi diễn ra sự kiện trực tuyến
Đừng quên hỗ trợ các diễn giả tham gia sự kiện bằng cách xây dựng các phiên luyện tập để họ làm quen và thoải mái hơn với công nghệ tổ chức sự kiện, nội dung, định dạng và quy trình tổ chức trực tuyến.
Sự thiếu chu đáo trong khâu chuẩn bị có thể dẫn đến các vấn đề về mặt kỹ thuật hoặc thời lượng nội dung. Bằng cách chuẩn bị trước, diễn giả có thể tự tin hơn trong suốt chương trình và nhà tổ chức cũng có thể lường trước các sự cố có thể pát sinh.
3. Tạo sức hút bằng cách quảng bá diễn giả tham dự trong sự kiện trực tuyến
Cũng giống như việc tổ chức một sự kiện tọa đàm hay hội thảo trực tiếp, thành phần khách mời và diễn giả luôn là một yếu tố giúp thu hút khán giả tham dự sự kiện. Hãy đảm bảo rằng diễn giả là những nhân vật mà đối tượng tham dự muốn nghe chia sẻ. Bởi vì đây chính là động lực để khán giả tập trung và theo dõi đến cuối chương trình.
Bên cạnh đó, nên thiết lập các buổi rehearsal để đảm bảo chất lượng nội dung và thiết bị sự kiện (mic, video, kết nối). Chuẩn bị sẵn công cụ hội nghị truyền hình dự phòng để sử dụng và chỉ sử dụng các phiên được ghi trước làm bản sao lưu phòng khi có sự cố.
4. Xây dựng những trải nghiệm của người tham dự trong cuộc họp trực tuyến
Khi chuyển sự kiện sang môi trường trực tuyến, cần phải tập trung vào việc xác định hành trình của khách hàng mới và cung cấp cho người tham dự trải nghiệm hấp dẫn dễ điều hướng.
Đối với các sự kiện này, ban đầu bạn có thể thu hút mọi người bằng nội dung, nhưng bạn phải tiếp tục thu hút sự chú ý của họ để giữ họ ở đó. Việc kết hợp các yếu tố tương tác trong suốt sự kiện chính là bí quyết để giữ chân người tham dự đến phút cuối cùng.
5. Rút gọn nội dung trình bày và thảo luận chất lượng trong sự kiện trực tuyến
Khó hơn rất nhiều khi thu hút sự chú ý của khán giả và giữ họ lại trong một sự kiện trực tuyến. Bạn cần thiết kế thời lượng các phiên trình bày và thảo luận ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng nội dung của chương trình. Ví dụ như có thể giới hạn tối đa là 25 phút thay vì các phiên tiêu chuẩn kéo dài đến 60 phút.
6. Tăng sự tương tác trong sự kiện trực tuyến
Đừng để khán giả của bạn bị trói buộc trong không gian sự kiện. Hãy liên tục tạo ra các hoạt động tương tác để duy trì kết nối với những người tham dự bằng cách đưa ra các nhận xét và câu hỏi để họ có cơ hội tham gia vào sự kiện.
Thêm vào đó, các ứng dụng tổ chức sự kiện trực tuyến còn cho phép sử dụng các tính năng tương tác như bình chọn, đặt câu hỏi, tạo phòng thảo luận,... giúp người dẫn chương trình, diễn giả và khán gải dễ dàng tham gia đối thoại.
7. Tạo những không gian riêng cho hoạt động kết nối
Một trong những điểm yếu của sự kiện trực tuyến so với trực tiếp chính là khả năng kết nối mạng lưới và tương tác với những người cùng tham gia. Điều này có thể gây ra bất lợi cho cả người tham dự và nhà tài trợ.
Vì thế, nên tạo ra các không gian riêng trong những khoảng thời gian cố định như trước khi diễn ra sự kiện, nghỉ giữa giờ hoặc các phiên thảo luận ngắn để những người tham dự có thể kết nối và xây dựng mối quan hệ với nhau.
8. Hợp tác để cùng tổ chức sự kiện
Đại dịch COVID-19 bùng phát khiến cho hàng loạt sự kiện bị hoãn, hủy hoặc chuyển sang tổ chức trực tuyến, nhưng không phải tổ chức nào cũng có đủ khả năng chuyển đổi. Do đó, việc hợp tác tiếp thị sự kiện với các tổ chức, hiệp hội hoặc nhà tổ chức khác là một hướng đi mnag lại lợi ích từ nhiều phía.
Việc đồng tổ chức sự kiện không những giúp tối ưu chi phí và nguồn lực mà còn cho phép mở rộng phạm vi tiếp cận ra toàn cầu. Đồng thời, cũng giúp lan tỏa và chia sẻ thông điệp rộng rãi hơn.
9. Gửi quà tặng cho khách tham gia
Chỉ vì họ không có mặt trực tiếp không có nghĩa là bạn vẫn không thể vận chuyển những món quà tặng sự kiện đến nhà của họ như vẫn thường thấy trong các sự kiện và hội nghị trực tiếp.
Một món quà hoặc gói dịch vụ của công ty và các các đối tác thực sự có thể gắn kết trải nghiệm với nhau, giúp bạn tạo nên mối liên hệ sâu sắc và ấn tượng tốt đẹp trong lòng khán giả.
10. Lựa chọn nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến phù hợp
Bên cạnh các yếu tố làm nên sự thành công cho một sự kiện trực tiếp là mức độ hấp dẫn của nội dung và mức độ thu hút của diễn giả. Điểm khác biệt lớn nhất của hình thức tổ chức sự kiện trực tuyến là sử dụng nền tảng phù hợp với nhu cầu của bạn.
Bằng cách tận dụng đầy đủ các tính năng đó, bạn sẽ cung cấp cho người nói của mình công cụ cần thiết để kết nối với những người tham dự của bạn. Hiện nay có rất nhiều nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến khác nhau, nhà tổ chức cần dựa trên tính chất và quy mô của sự kiện để lựa chọn cho phù hợp.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
Hiện tại, Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn còn cung cấp dịch vụ cho thuê các thiết bị khác như âm thanh ánh sáng, sân khấu, tivi, laptop, lều trại,…
MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ
Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn
Địa chỉ: 574 Quốc Lộ 13, Hiệp Bình Phước, Q. Thủ Đức, TPHCM
Kho xưởng: 1310 Phạm Văn Đồng, Phường Linh Trung, Q. Thủ Đức, TPHCM
Thông tin liên hệ:
Điện thoại: (028) 2246 7788
Di động: 0907 468 557 (Mr Hòa) - 0909 963 557 (Ms Nhi)
Zalo: 0909963557
Email: info@chuyenchothue.com
Website: chuyenchothue.com
Thời gian làm việc: 08:00AM - 08:00PM - từ thứ 2 đến chủ nhật hàng tuần
Quý khách đến làm việc tại các cửa hàng sau 18 giờ vui lòng liên hệ trước
