Tổ chức hội nghị, hội thảo là một khái niệm không còn quá xa lạ đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Hàng năm, các đơn vị đều tổ chức sự kiện hội thảo để xây dựng mạngmang lưới trong sự kiện, kết nối và thể hiện chiến lược, tầm nhìn và thương hiệu… Cùng tìm hiểu những bí kíp, hướng dẫn tổ chức hội thảo để có một chương trình chuyên nghiệp và thành công mỹ mãn.
Quy trình tổ chức hội thảo chuyên nghiệp cho tổ chức, doanh nghiệp
Để sự kiện hội nghị hội thảo được thành công nhất chúng ta cần phải xác định được một số yếu tố như:
– Đối tượng khách hàng mục tiêu của buổi hội thảo là ai?
– Sự kiện hội thảo sẽ được tổ chức ở đâu, vào thời gian nào?
– Số lượng khách tham dự
– Chi phí tổ chức cho buổi hội thảo
Để hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng một cuộc hội thảo chúng ta sẽ đi sâu tìm hiểu các bước để tổ chức sự kiện hội nghị hội thảo như thế nào nhé.
Xác định mục tiêu, chủ đề và nội dung buổi hội thảo hướng đến
Đầu tiên và quan trọng nhất khi bắt đầu hành trình tổ chức sự kiện là xác định mục tiêu, chủ đề và nội dung mà buổi hội thảo hướng đến. Quản lý hội thảo và tổ chức hội nghị chuyên nghiệp đòi hỏi sự hiểu biết rõ ràng về mục đích và đối tượng mục tiêu của sự kiện.
Việc xác định mục tiêu giúp bạn hiểu rõ những gì bạn muốn đạt được từ sự kiện – có thể là tăng tầm nhìn thương hiệu, kết nối cộng đồng, hoặc thúc đẩy sản phẩm/dịch vụ. Sau đó, chọn chủ đề phù hợp với mục tiêu đó, đảm bảo nó liên quan và hấp dẫn đối với đối tượng tham gia.
Nội dung của buổi hội thảo là trái tim của sự kiện, và quản lý hội thảo hiệu quả đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng, trở thành chìa khóa, giúp bạn xây dựng kịch bản chất lượng, mang lại giá trị cao nhất cho người tham gia.
Lên kế hoạch và kịch bản
Một bản kế hoạch đầy đủ cho sự kiện hội nghị hội thảo sẽ bao gồm các nội dung:
– Xác định mục đích, mục tiêu của hội thảo
– Buổi hội thảo diễn ra với nội dung chính là gì?
– Sự kiện hội thảo sẽ được tổ chức ở đâu, vào thời gian nào?
– Danh sách khách mời gồm những ai? Số lượng như thế nào?
– Xác định kinh phí dự trù cho việc tổ chức hội thảo
– Đơn vị phụ trách tổ chức hội nghị hội thảo
– Chương trình và các hoạt động của hội thảo
Từ những đầu mục trên, bạn có thể bắt tay ngay vào để xây dựng kịch bản và lập kế hoạch sơ bộ. Lưu ý cần nêu được điểm chính, điểm nổi bật và tiết tấu, mạch chương trình của buổi hội thảo.
Xây dựng kế hoạch dự phòng
Bên cạnh kế hoạch chính, người tổ chức cần xây dựng một bản kế hoạch dự phòng để đề phòng cho tất cả những trường hợp bất ngờ xảy ra, bao gồm cả các sự cố không đáng có, sự cố kỹ thuật, thời tiết xấu, vấn đề an ninh và y tế hoặc thay đổi lịch trình bất ngờ. Việc xây dựng bản kế hoạch dự phòng không chỉ giúp đối phó với những thách thức không lường trước mà còn tăng cường sự linh hoạt và khả năng ứng phó của tổ chức.
Hoạch định ngân sách tổ chức
Song song với các kế hoạch đã được xây dựng, việc xác định nguồn ngân sách là một bước quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra một cách hiệu quả và mượt mà. Việc này không chỉ giúp bạn dự trù kinh phí một cách chặt chẽ mà còn hỗ trợ trong việc lựa chọn các dịch vụ và tiện ích phù hợp với quy mô và yêu cầu cụ thể của buổi hội thảo.
Việc xác định nguồn ngân sách đặt ra cơ hội để đánh giá chi phí và phân bổ kinh phí một cách hiệu quả. Bạn có thể dựa vào mục tiêu và yêu cầu của sự kiện để quyết định mức đầu tư phù hợp, từ việc chọn địa điểm, thiết bị âm thanh ánh sáng, đến việc quảng bá và quản lý sự kiện. Một nguồn ngân sách rõ ràng giúp bạn đưa ra quyết định tự tin, tránh tình trạng lãng phí và tối ưu hóa giá trị từ mỗi khoản chi tiêu.
Hơn nữa, việc xác định nguồn ngân sách sớm còn giúp bạn tránh được các rủi ro do phát sinh chi phí không đáng có trong quá trình tổ chức. Bạn có thể lựa chọn những dịch vụ có chi phí rõ ràng và chính xác, đồng thời duy trì sự linh hoạt trong trường hợp có sự thay đổi hay điều chỉnh ngân sách. Bằng cách này, buổi hội thảo sẽ không chỉ là một sự kiện chuyên nghiệp mà còn đảm bảo tính bền vững về mặt tài chính.
Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo
Địa điểm tổ chức sẽ được lựa chọn dựa vào các yếu tố: quy mô sự kiện, số lượng khách mời dự kiến. Đối với những sự kiện dưới 300 người, có thể tổ chức trong hội trường của các trung tâm tổ chức sự kiện, khách sạn. Sự kiện từ 300 – 1000 người có thể tính toán sử dụng không gian ngoài trời để tổ chức. Lựa chọn địa điểm cũng cần theo dõi kỹ yếu tố bên ngoài, về thời tiết, mùa vụ. Ví dụ như hội thảo được tổ chức vào mùa mưa, cần dự phòng địa điểm đảm bảo yếu tố tiện lợi di chuyển, che chắn mưa, tránh việc sự kiện bị dừng do ảnh hưởng xấu từ thời tiết.
Các công tác chuẩn bị
Bước quan trọng này trong quá trình tổ chức sự kiện hội thảo không chỉ tạo ra ấn tượng mạnh mẽ mà còn định hình nên không khí chuyên nghiệp và lịch sự. Để đảm bảo sự kiện của bạn ghi điểm cao trong tâm trí khách mời, hãy chuẩn bị kỹ lưỡng với những yếu tố sau:
- Tạo ra không gian trang trí sang trọng, phản ánh chính xác nội dung và tôn vinh giá trị của buổi hội thảo.
- Trang trí vật dụng cần thiết để đảm bảo rằng địa điểm tổ chức được trang trí đầy đủ từ bảng đăng ký đến không gian tiếp đón, để tạo nên không khí chuyên nghiệp và thân thiện.
- Đảm bảo có đầy đủ trang thiết bị âm thanh và ánh sáng để buổi hội thảo diễn ra suôn sẻ, không gặp trở ngại kỹ thuật.
- Treo khẩu hiệu chào mừng tại điểm tiếp đón để chào đón khách mời. Banner và backdrop thể hiện nội dung chủ đề và nhận diện thương hiệu doanh nghiệp, làm tăng giá trị thị giác.
- Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan đến nội dung hội thảo, cũng như băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp để khách mời có thể tái xem và tìm hiểu thêm.
- Tổ chức không gian trưng bày sản phẩm để doanh nghiệp có cơ hội tốt nhất để tương tác và giao thương với khách mời.
- Phát thư mời chính thức cho khách mời, tạo ra một ấn tượng đầu tiên tích cực và gửi thông điệp chân thành về sự quan tâm của họ.
Tiến hành chương trình
Trong khi diễn ra chương trình, bạn cần theo dõi và đảm bảo đúng tiến độ, thời gian của từng phần. Đồng thời, các nhân sự được phân bổ đều có nhiệm vụ sẵn sàng tại đúng vị trí, xử lý và kiểm soát tốt các đầu mục, nhiệm vụ được giao.
Luôn cần có nhân sự để hỗ trợ các diễn giả, người tham dự.
Đối với sự kiện có phần giao thương hoặc trưng bày sản phẩm, đảm bảo rằng không gian này được quản lý chặt chẽ và thuận lợi cho việc tương tác.
Đảm bảo an ninh và an toàn xuyên suốt chương trình. Luôn chuẩn bị phương án để đối phó với mọi vấn đề phát sinh, sự cố một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp. Cung cấp sự hỗ trợ cho khách mời khi cần thiết.
Quá trình chạy chương trình là thời điểm quyết định đối với sự thành công của sự kiện hội thảo và đòi hỏi sự tập trung và quản lý kỹ lưỡng từ tổ chức.
Tiệc trong sự kiện
Đối với sự kiện hội thảo, tiệc nhẹ là phương án tối ưu nhất, bởi tính linh hoạt, ứng dụng cao, phù hợp với mọi không gian và dễ dàng bảo quản, sử dụng. Tiệc nhẹ cho sự kiện thường nghiêng về xu hướng nhẹ nhàng nhưng tinh tế và cũng không kém phần sang trọng, lịch sự và rất được chú trọng trong khâu trang trí cũng như phục vụ.
Truyền thông cho sự kiện
Để sự kiện trở nên thu hút và tạo ấn tượng đối với cộng đồng, cần truyền thông cho sự kiện sau khi tổ chức. Lập một kế hoạch chiến dịch truyền thông trước sự kiện để đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách mạnh mẽ và hiệu quả. Một số hình thức quảng bá hiệu quả mà bạn có thể tham khảo:
- Trang sự kiện trực tuyến (website)
- Trang mạng xã hội (Facebook, X, Linkedin…)
- Chiến dịch E-mail Marketing
- Quảng cáo trực tiếp nếu sự kiện có yếu tố thương mại
- Chuỗi Video hoặc Podcast
- Thu hút báo chí đưa tin, viết bài
Tổ chức một chiến dịch truyền thông toàn diện giúp tối ưu hóa sự hiệu quả của sự kiện hội thảo và thu hút sự tham gia đa dạng từ cộng đồng.
Vài lưu ý khi tổ chức hội thảo
Đối với bất kỳ sự kiện hội thảo nào, cũng cần lên chủ đề và ý tưởng. Chủ đề được xây dựng rõ ràng, truyền đạt được thông điệp và mục đích cốt lõi của sự kiện hội thảo. Điều này giúp khách mời có cái nhìn rõ ràng về giá trị và lợi ích mà họ sẽ nhận được khi tham gia.
Để tăng tính uy tín và sự quan tâm từ cộng đồng tới sự kiện, hội thảo có thể mời những khách mời có tiếng trong lịch vực phù hợp với chủ đề của hội thảo. Hãy lên danh sách câu hỏi và kịch bản riêng dành cho chuyên gia khách mời để mọi người phối hợp một cách ăn ý.
Hội thảo cũng là cơ hội để gia tăng mối quan hệ và tìm kiếm thêm những khách hàng tiềm năng. Chính vì vậy, đừng quên lấy thông tin của khách mời tham dự để có thể chăm sóc sau sự kiện.
Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo phù hợp bởi nếu bạn là một người chưa có kinh nghiệm về tổ chức sự kiện, hội thảo do bạn tổ chức có thể sẽ không đảm bảo hiệu quả và kết quả như mong muốn.
SỰ KIỆN SÀI GÒN – ĐƠN VỊ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP VÀ HIỆU QUẢ
Gần 10 năm kinh nghiệm, hơn 1000 sự kiện thành công cùng hơn 500 đối tác lớn nhỏ cả trong nước và quốc tế, Sự Kiện Sài Gòn tự hào là đơn vị cung cấp các dịch vụ hàng đầu về lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam.
Bằng sự sáng tạo vượt bậc và nỗ lực không ngừng, Sự Kiện Sài Gòn luôn giúp khách hàng để lại dấu ấn khác biệt trong mọi loại hình sự kiện:
- Sự kiện doanh nghiệp; sự kiện thương mại; sự kiện văn hoá – cộng đồng; sự kiện cá nhân…
- Ý tưởng sáng tạo, nội dung sự kiện độc bản, đáp ứng nhu cầu riêng của từng đơn vị, khách hàng.
Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất!
Hiện tại, Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn còn cung cấp dịch vụ cho thuê các thiết bị khác như âm thanh ánh sáng, sân khấu, tivi, laptop, lều trại,…
MỌI CHI TIẾT XIN LIÊN HỆ
Công Ty TNHH Thiết Bị Sự Kiện Sài Gòn
Địa chỉ: 574 Quốc Lộ 13, Hiệp Bình Phước, Q. Thủ Đức, TPHCM
Kho xưởng: 1310 Phạm Văn Đồng, Phường Linh Trung, Q. Thủ Đức, TPHCM
Thông tin liên hệ:
Điện thoại: (028) 2246 7788
Di động: 0907 468 557 (Mr Hòa) - 0909 963 557 (Ms Nhi)
Zalo: 0909963557
Email: info@chuyenchothue.com
Website: chuyenchothue.com
Thời gian làm việc: 08:00AM - 08:00PM - từ thứ 2 đến chủ nhật hàng tuần
Quý khách đến làm việc tại các cửa hàng sau 18 giờ vui lòng liên hệ trước
.jpg)
